6 ključnih tačaka za izbor eksterne usluge obračuna plata.

Upravljanje platnim spiskom i obezbeđivanje usklađenosti sa različitim zakonima i propisima može biti zaista složen zadatak za profesionalce na platnom spisku, posebno za multinacionalne kompanije. Složenost obračuna i isplata zarada zaposlenih u različitim zemljama, valutama i vremenskim zonama zahteva specijalizovanu stručnost. Kao rezultat toga, mnoge globalne kompanije se okreću outsourcingu platnog spiska kako bi pojednostavile svoje poslovanje i ublažile rizike. U ovom članku ćemo opisati ključne stvari koje treba uzeti u obzir pri izboru dobavljača usluga.

Prilikom odabira dobavljača usluga platnog spiska za spoljne poslove, kompanije treba pažljivo da procene svoje mogućnosti kako bi osigurale uspešno partnerstvo. Evo ključnih stvari koje treba imati na umu:

1. Obim usluge

Pre sklapanja ugovora, kompanije treba da temeljno pregledaju opis usluge koji pruža pružalac usluga. Neophodno je proceniti da li ponuđene usluge pokrivaju trenutne potrebe kompanije i potencijalni budući rast. Zbog toga je neophodno definisati šta tačno želite da ugovorite kao eksternu uslugu – cenu, usklađenost sa zakonima i propisima, rizik ili stručnost. Kompanije takođe treba da razmotre da li će dodatne usluge izazvati dodatne troškove jer upravljanje višestrukim ugovorima i fakturama može smanjiti uštede. 

2. Integracija

Besprekorna integracija između tehnologije pružaoca platnih usluga i postojećeg informacionog sistema ljudskih resursa kompanije, kao i sa drugim sistemima kao što je evidencija vremena, ključ je za efikasno upravljanje platnim spiskom. Kompanije treba da procene kompatibilnost svojih sistema sa tehnologijom dobavljača usluga i procene nivo potrebne integracije. Integracija smanjuje ručni unos podataka, poboljšava tačnost podataka i poboljšava ukupnu operativnu efikasnost.

3. Implementacija

Da biste izabrali partnera, veoma je važno znati kako će se sprovesti implementacija, koji su koraci, kako će se sprovoditi i koliko vremena je potrebno da usluga postane aktivna. Jedna od ključnih informacija je i obim i oblik podrške koju ćete dobiti, kao i informacija o tome kada ćete shvatiti prednosti projekta?

4. Rizik

Odluka da koristite eksternu uslugu obračuna plata nosi sa sobom i potencijalne rizike. Zbog toga je važno da sa potencijalnim partnerom jasno definišete koji su to rizici, te za šta je vaša kompanija odgovorna, a za šta pružalac usluga?

5. Ljudi 

Ljudi su uvek u centru pažnje i važno je tačno definisati koje sve ljude morate i želite da uključite u proces i kako će to uticati na sve ostale zaposlene.

6. Kontrola

Prilikom donošenja odluke, postoji bojazan da će kompanija izgubiti kontrolu nad platnim spiskom. Sa potencijalnim partnerom, važno je tačno definisati nad čim želite da zadržite kontrolu i koje parametre ćete koristiti za praćenje uspeha pružene usluge. Od ključne je važnosti da se ključni akteri u kompaniji i dobavljač usluga dogovore o ovim pokazateljima i uspostave komunikacioni plan za redovno izveštavanje o učinku. Ova transparentnost osigurava odgovornost i omogućava pravovremena prilagođavanja ako ciljevi učinka nisu ispunjeni.

Pažljivo procenjujući ove faktore, kompanije mogu da pronađu pravog partnera koji će pojednostaviti svoje platne operacije i podržati svoje strateške poslovne ciljeve.

Možemo vam pomoći u ovom procesu i kreirati besprekoran poslovni plan za outsourcing platnog spiska koji možete lako predstaviti menadžmentu vaše kompanije.